Onderstaande voorwaarden zijn van toepassing op onze dienstverlening
Artikel 1 Algemeen
1.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op ieder gesloten abonnement op één van de webdiensten (verder te noemen: Cloud-applicaties) van PIC365 B.V.
1.2 De aanmelding voor het gebruik van de Cloud-applicatie door Cliënt houdt in dat Cliënt de toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden aanvaardt.
1.3 PIC365 B.V. levert webdiensten op het gebied van afsluit- en rapportageprocessen onder de merknaam “PIC365”.
1.4 Eventuele inkoop – of andere voorwaarden van Cliënt zijn uitdrukkelijk niet van toepassing.
1.5 Indien onduidelijkheid bestaat omtrent de uitleg van één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden, dan dient de uitleg plaats te vinden ‘naar de geest’ van deze bepalingen.
1.6 Indien één of meer bepalingen van deze algemene voorwaarden onverbindend of ongeldig mocht blijken te zijn, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.
1.7 Indien zich tussen partijen een situatie voordoet die niet in deze algemene voorwaarden geregeld is, dan dient deze situatie te worden beoordeeld naar de geest van deze algemene voorwaarden.
1.8 Indien Leverancier niet steeds strikte naleving van deze voorwaarden verlangt, betekent dit niet dat de bepalingen daarvan niet van toepassing zijn, of dat Leverancier in enigerlei mate het recht zou verliezen om in andere gevallen de tipte naleving van de bepalingen van deze voorwaarden te verlangen.
Artikel 2 Definities
2.1 Algemene Voorwaarden: deze algemene voorwaarden;
2.2 Leverancier: de besloten vennootschap PIC365 B.V., die webdiensten aanbiedt op het gebied van afsluit- en rapportageprocessen;
2.3 Cliënt: iedere rechtspersoon of natuurlijke persoon die bij Leverancier een abonnement neemt op een van de door Leverancier aangeboden webdiensten en daarmee een overeenkomst met Leverancier sluit;
2.4 Website: de websites waaronder Leverancier op internet is te vinden, te weten www.pic365.nl;
2.5 Cloud-applicatie: de webdienst als door Leverancier geleverd op het gebied van afsluit- en rapportageprocessen en die zijn aangeboden onder de merknaam “PIC365”;
2.6 Gebruiker: Cliënt, de persoonlijk geautoriseerde gebruiker van de Cloud-applicatie, die bij Cliënt in dienst is of anderszins binnen de organisatie van Cliënt werkzaam is of door Cliënt als gebruiker aangewezen derde;
2.7 Registratieformulier: het formulier dat op de website te vinden is en waarmee registratie als Cliënt plaatsvindt;
2.8 Ingangsdatum: de datum van activering van het account (toegang tot de Cloud-applicatie) na toezending van het registratieformulier aan Leverancier en bevestiging van het e-mailadres door Cliënt;
2.9 Back-up: de periodieke elektronische opslag van de gegevens ter veiligstelling en bewaring;
2.10 Log-in gegevens: gebruikersnamen, wachtwoorden, tokens en andere codes die uitsluitend bedoeld zijn voor de Gebruiker om toegang te verkrijgen tot de Cloud-applicatie;
2.11 Account: de toegang tot de Cloud-applicatie door Cliënt en Gebruiker;
2.12 Werkdag: iedere kalenderdag, uitgezonderd zaterdag, zondag en erkende feestdagen
2.13 Overeenkomst: de overeenkomst die tussen Leverancier en Cliënt door aanmelding via de website met het registratieformulier en acceptatie van deze algemene voorwaarden tot stand komt;
Artikel 3 Totstandkoming van de Overeenkomst
3.1 De Overeenkomst komt tot stand door aanmelding via de website van Leverancier en invulling en toezending aan Leverancier van het registratieformulier en gelijktijdige acceptatie van de algemene voorwaarden.
3.2 Leverancier is gerechtigd een aanmelding zonder opgaaf van redenen te weigeren dan wel bepaalde voorwaarden aan de Overeenkomst te verbinden. Indien Leverancier besluit tot weigering van een aanmelding dan maakt Leverancier dit 10 werkdagen na de ontvangst van de aanmelding kenbaar aan degene die de aanmelding heeft gedaan.
Artikel 4 Duur en opzegging
4.1 De Overeenkomst komt tot stand voor onbepaalde tijd.
4.2 De Overeenkomst kan door ieder der partijen worden beëindigd door afsluiting van het account. Mocht de afsluiting van het account plaatsvinden voor het einde van de periode, waarover reeds abonnementsgeld is betaald, dan zal geen restitutie van het abonnementsgeld plaatsvinden.
4.3 De Overeenkomst eindigt in ieder geval op het moment van:
- liquidatie,
- (voorlopige) surséance van betaling van Cliënt
- faillissement
- uitspraak tot toepassing van de schuldsaneringsregeling ten aanzien van Cliënt
- in geval van beslaglegging op een wezenlijk deel van het vermogen van Cliënt.
In dat geval worden alle verplichtingen van Cliënt direct opeisbaar.
4.4 Leverancier is gerechtigd de Overeenkomst tussentijds zonder opzegtermijn te beëindigen, indien Cliënt zijn betalings- of andere verplichtingen niet nakomt, doch in ieder geval indien Cliënt Leverancier op andere wijze schade toebrengt.
4.5 Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de Overeenkomst voort te duren, gelden ook na afloop van de Overeenkomst.
Artikel 5 Uitvoering en aansprakelijkheid
5.1 Leverancier spant zich zo goed mogelijk in om ervoor te zorgen dat de Cloud-applicatie optimaal beschikbaar en bereikbaar is. Leverancier garandeert evenwel de onbelemmerde beschikbaarheid en functioneren van de Cloud-applicatie alsmede ongestoord en ononderbroken gebruik van de Cloud-applicatie niet. Leverancier maakt voor de uitvoering van de Cloud-applicatie gebruik van diensten van derden (software, server, hosting e.d.).
5.2 Leverancier is niet gehouden tot herstel van verloren of beschadigde gegevens of vergoeding van schade ten gevolge van het gebruik van de Cloud-applicatie.
5.3 Indien Cliënt aantoont dat hij schade heeft geleden door een fout van Leverancier die bij zorgvuldig handelen zou zijn vermeden, is Leverancier voor die schade slechts aansprakelijk tot een maximumbedrag van € 500.
5.4 Indien Leverancier het noodzakelijk acht onderhoud te plegen aan de Cloud-applicatie, dan zal hij zich inspannen de verstoring zo minimaal mogelijk te laten zijn. Dit onderhoud zal zo veel als mogelijk plaatsvinden op werkdagen na 17.00 uur.
5.5 Leverancier heeft het recht om de Cloud-applicatie – zowel met als zonder kennisgeving – aan te passen en te wijzigen zonder daarbij de essentiële functionaliteiten aan te tasten.
5.6 Leverancier zal zich inspannen voor een adequate beveiliging van de Cloud-applicatie, naar de stand van de techniek, zonder dat de eigen verantwoordelijkheid van Cliënt vervalt.
5.7 Cliënt is te allen tijde verantwoordelijk voor het gebruik van de Log-in gegevens. Het is Cliënt niet toegestaan rechten en plichten uit de Overeenkomst, de Log-in gegevens alsmede het gebruik hiervan aan derden kenbaar te maken of over te dragen.
5.8 Cliënt dient zelf zorg te dragen voor het in het bezit hebben en het goed functioneren van de noodzakelijke hard- en software, verbindingen, internetaansluiting en door Leverancier noodzakelijk geachte webbrowser om de toegang tot de Cloud-applicatie mogelijk te maken. Cliënt is verantwoordelijk en aansprakelijk voor het beveiligen van zijn eigen computersysteem alsmede van zijn eigen gegevens tegen misbruik, beschadiging of tenietgaan, zowel door invloeden vanuit zijn eigen organisatie als door invloeden van buitenaf.
5.9 Een verhindering van toegang tot de Cloud-applicatie, al dan niet in verband met onderhoud, schort de betalingsverplichting van Cliënt niet op.
Artikel 6 Gegevens van Cliënt
6.1 Cliënt is eigenaar van alle gegevens die door (binnen het kader van de overeenkomst actieve) Gebruikers in de Cloud-applicatie zijn ingevoerd en opgeslagen. Cliënt is alleen en uitsluitend verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid en de juistheid van de gegevens.
6.2 Leverancier zal dagelijks een back-up maken van de door Cliënt en zijn Gebruikers ingevoerde gegevens ter veiligstelling en bewaring van deze gegevens.
6.3 Leverancier is niet gerechtigd de informatie die aan hem door Cliënt ter beschikking wordt gesteld aan te wenden voor een ander doel dan waarvoor zij wordt verkregen en worden gehouden.
6.4 Indien Cliënt de overeenkomst eindigt, zullen zijn gegevens niet meer beschikbaar zijn.
6.5 Indien Leverancier de overeenkomst opzegt in geval van een situatie als bedoeld in artikel 4, de leden 3 en 4, zullen de gegevens van Leverancier niet meer beschikbaar zijn.
Artikel 7 Prijzen
7.1 Cliënt neemt de Cloud-applicatie af tegen de op het moment van afsluiten van de overeenkomst geldende prijs (vermeld op de website of bereikbaar via de website), tenzij Leverancier en Cliënt een andere prijs zijn overeengekomen.
7.2 Leverancier is gerechtigd om de prijzen van de Cloud-applicatie te wijzigen. Leverancier zal een prijswijziging tenminste vier weken van tevoren op de website vermelden of Cliënt per email van de prijswijziging op de hoogte brengen.
Artikel 8 Facturatie
8.1 Verschuldigde bedragen worden per kalendermaand vooraf door middel van facturatie door Leverancier bij Cliënt in rekening gebracht. De betaling vindt zonder opschorting of verrekening plaats per SEPA-incasso, creditcard of bankbetaling.
8.2 Door het verstrijken van de betalingstermijn is Cliënt van rechtswege in verzuim, zonder dat daarvoor een ingebrekestelling is vereist. Cliënt is alsdan een rente verschuldigd van 2% per maand. Zodra Cliënt in verzuim verkeert, worden alle (toekomstige) vorderingen van Leverancier op Cliënt onmiddellijk opeisbaar en treedt ook ten aanzien van die vorderingen het verzuim in zonder ingebrekestelling of andere voorafgaande verklaring in de zin van artikel 6:80 e.v. BW. Leverancier is in dat geval bevoegd om de toegang van Cliënt tot de Cloud-applicatie te beëindigen totdat alsnog volledige betaling van alle opeisbare vorderingen is ontvangen.
8.3 Indien Cliënt in verzuim is met de (tijdige) nakoming van enige (betalings)verplichting, dan komen, naast de hoofdsom en rente, alle kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van Cliënt.
Artikel 9 Verwerking persoonsgegevens en vrijwaring
9.1 Cliënt garandeert dat is voldaan aan alle vereisten voor de rechtmatige verwerking van de gegevens die door Cliënt en de Gebruikers worden ingevoerd in de Cloud-applicatie en door Leverancier worden verwerkt en gehost.
9.2 Bij Cliënt ligt de verantwoordelijkheid voor de gegevens die met gebruikmaking van de Cloud-applicatie worden gehost of verwerkt. Cliënt staat er jegens Leverancier voor in dat de gegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op rechten van derden. Cliënt vrijwaart leverancier tegen elke rechtsvordering van derden, uit welke hoofde dan ook, in verband met deze gegevens of de uitvoering van de overeenkomst.
9.3 Cliënt heeft op grond van de wetgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens (zoals de AVG) verplichtingen tegenover derden, zoals de verplichting tot het verstrekken van informatie, evenals het geven van inzage in, het corrigeren en het verwijderen van persoonsgegevens van betrokkenen. De verantwoordelijkheid voor de nakoming van deze verplichtingen rust volledig en uitsluitend bij Cliënt.
Artikel 10 Intellectuele eigendom
10.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op de Cloud-applicatie berusten uitsluitend bij Leverancier.
10.2 Door het aangaan van de Overeenkomst met betrekking tot de Cloud-applicatie worden op geen enkele wijze intellectuele eigendomsrechten als bedoeld in lid 1 door Leverancier overgedragen aan Cliënt. Cliënt verkrijgt slechts een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht de Cloud-applicatie te gebruiken voor zijn eigen organisatie, ten behoeve van ondersteuning van zijn eigen bedrijfsvoering, voor de duur van de Overeenkomst.
Artikel 11 Toepasselijk recht en forumkeuze
11.1 Op de overeenkomst tussen Cliënt en Leverancier waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn is Nederlands recht van toepassing.
11.2 Ingeval van geschillen, betrekking hebbende op de afgesloten overeenkomst zullen partijen trachten deze in eerste instantie op te lossen met behulp van mediation, conform het reglement van de stichting Nederlands Mediation Instituut te Rotterdam, zoals dat luidt op de aanvangsdatum van de mediation. Zolang de mediation niet is beëindigd, zal geen der partijen het geschil aan de rechter voorleggen, tenzij uitsluitend ter bewaring van rechten. Partijen wonen de eerste mediationbijeenkomst gezamenlijk bij. Daarna zijn partijen vrij de mediation op ieder gewenst moment te beëindigen. De mediation vangt aan op het moment dat partijen de eerste gezamenlijke mediationbijeenkomst bijwonen. Indien het onmogelijk is gebleken een geschil als hiervoor bedoeld op te lossen met behulp van mediation, zullen alle geschillen die verband houden met de overeenkomst tussen Cliënt en Leverancier, waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn en welke niet tot de competentie van de kantonrechter behoren, worden beslecht door de bevoegde rechter te Haarlem.
